Libro de órdenes digital del CSCAE (LO_D)
Modificado el viernes, 19 abril 2024
El COADE se une a la iniciativa del CSCAE para poner a disposición de los colegiados un Libro de Órdenes completamente digital, con las ventajas y posibilidades que da un sistema más eficaz y útil para llevar las obras.
Desde el 30 de abril de 2024 estará ya en vigor plenamente, quedando como único libro de órdenes del COADE (salvo los que prefieran el formato papel). Por tanto, el actual libro digital en pdf dejará de facilitarse a partir de esa fecha.
Desde el Colegio se anima a que los colegiados/as se informen del nuevo sistema y se den de alta en la plataforma.
Se pretende que este nuevo sistema sea útil para los colegiados y a la vez no conlleve una carga adicional dado que se replican las mismas obligaciones que hasta ahora pero con nuevas funcionalidades.
Esta nueva funcionalidad no cambia en nada el procedimiento de remisión del Libro de Órdenes al Colegio. Tampoco supondrá ningún incremento de coste para el colegiado. La nueva aplicación, una vez terminado el Libro, generará un PDF que se enviará al Colegio como hasta ahora.
Veremos a continuación, y en pocos pasos, todo lo que debemos saber para utilizar el Libro de Órdenes digital:
1 | Ventajas del Libro de Órdenes digital del CSCAE.
- Sistema completamente digital, con lo que no hay posibilidad de pérdidas en la obra.
- Seguridad de que las órdenes llegan a quién debe conocerlas y ejecutarlas (constructor, director de la ejecución, coordinador de seguridad y salud
- Posibilidad de rellenar el Libro a través de:
- Posibilidad de añadir documentación gráfica a las órdenes (fotos/imágenes de planos).
- Flexibilidad de uso. Las aplicaciones móviles en ANDROID e IOS tienen mayor agilidad e inmediatez para su uso en obra, pudiendo, en caso de que no haya cobertura, grabar la orden y emitirla posteriormente.
- Es un sistema completamente seguro y protegido. La base de datos se encuentran alojada en el CSCAE para que la custodia y protección de los datos se realice con las máximas garantías.
- Número ilimitado de hojas de cada libro de órdenes, lo que evita tener que solicitar un nuevo Libro cuando éste se llena.
- Facilidad de uso. Se pueden realizar las mismas funciones que en formato papel, pero con la facilidad del sistema digital:
- El libro de Órdenes será generado por el Colegio, como hasta ahora. Se creará cuando el director de obra envíe el volante de dirección al Colegio. El director de obra lo encontrará en la plataforma, al entrar con sus claves.
- Tanto el director de obra como el director de ejecución pueden redactar órdenes en el Libro.
2 | Manejo y funcionalidad del Libro de Órdenes digital.
- Fases de uso del LO_D:
- Registro: Darse de alta por primera vez. Solo será necesario hacerlo en una ocasión (la primera vez). El usuario y contraseña nos valdrán para siempre.
- Acceso a la plataforma/aplicación. Hay dos maneras:
- Como director de obra (normalmente será el arquitecto/a). El director de obra tendrá unos privilegios que le permiten la gestión del Libro.
- Como otros agentes (director de la ejecución, contratista). Es el director de obra el que dará de alta al resto de agentes. Los “Otros agentes” podrán acceder al LO_D CSCAE cuando hayan sido dados de alta por el director de obra, recibiendo un correo electrónico que les indica que pueden acceder.
3 | Gestión de los Libros de Órdenes.
- Cada libro contará con un número de expediente coincidente con el del Colegio.
- Los Libros los dará de alta el Colegio de Arquitectos, como hasta ahora.
- Los Libros pueden estar en tres situaciones:
- Activos. Están en uso.
- Aparcados. Las obras están paralizadas.
- Cerrados. Obras terminadas.
- Los Libros pueden estar en tres situaciones:
- Las acciones que podemos hacer en la plataforma con cada Libro son:
- Opciones: se puede pasar un Libro activo a situación de aparcado o de cerrado. Así mismo un Libro aparcado puede pasar a activo cuando se reinicien las obras.
- Agentes: Antes de introducir una orden dentro de un libro, lo primero que se debe hacer, por parte del director de obra, es añadir los agentes intervinientes en la obra:
- Director de Ejecución.
- Coordinador en Seguridad y Salud.
- Constructor.
- Con respecto a los agentes pueden darse dos situaciones:
- Si el agente no existiera en la base de datos del Colegio al que pertenece el LO_D tendremos que rellenar el formulario completo y clicar “Registrar”.
- Si el agente ya existiera, porque ya ha sido introducido en otros expedientes, solo habrá que buscarlo por su NIF y añadirlo.
4 | Rellenar órdenes.
- En primer lugar deberemos dar la “Fecha de inicio” de la obra para poder acceder al Libro.
- Dentro de los libros “Activos” elegiremos el que corresponda y pasaremos al interior del libro, desde dónde podremos clicar en “Nueva orden”. Nos aparecerá la orden donde podremos incluir el título y la descripción de la misma.
- Finalmente, una vez rellenados todos los apartados, procederemos a:
- Vista previa. Si deseamos previsualizarla antes de enviarla. Se genera un PDF que puede guardarse si se quiere.
- Guardar como borrador. Esta opción puede servir si no tenemos en ese momento conexión a internet.
- Guardar. Para emitir la orden, guardarla en el Libro y remitir copia de la misma a los agentes antes seleccionados.
- Como cuestiones adicionales, se pueden adjuntar:
- Imágenes, que pueden ser fotografías, planos, documentos, etc.
- Geolocalización. Esta función se puede activar o no, según se desee. Se deberá seleccionar los nombres de los agentes a los que se desea notificar la orden por email (otros directores de obra si los hubiese, director/es de ejecución, constructor/es).
- Firma manuscrita (realizada con el ratón en el PC o con cualquier puntero o un dedo en una tablet o smartphone).
5 | Terminar un Libro de Órdenes.
- Una vez terminada la obra iremos al apartado de Libros “Activos” en la pestaña derecha del libro que se quiere cerrar el usuario debe clicar en “Opciones” y “Cerrar”.
- Nos aparecerá un aviso para que introduzcamos la fecha de fin de obra y se nos indicará que una vez cerrado ya no se podrá modificar.
- Una vez cerrado el libro, la plataforma nos lo indicará “Se ha cerrado el libro” y se moverá a listado de libros “cerrados”. Al entrar en dicho listado podremos clicar en “ver libro” que nos generará un completo PDF de todo el documento.
- El PDF deberá remitirse al Colegio de Arquitectos junto con el resto de la documentación del final de obra, con el mismo procedimiento que hasta ahora.